KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Pengertian Komunikasi Organisasi
Ø Organisasi adalah suatu kumpulan
atau sistem individual yang berhierarki secara jenjang dan memiliki sistem
pembagian tugas untuk mencapai tujuan tertentu
Ø DeVito (1997:337), menjelaskan
organisasi sebagai suatu kelompok individu yang diorganisasi untuk mencapai
tujuan tertentu
Fungsi Komunikasi dalam Organisasi
- Fungsi
informatif
Organisasi dipandang sebagai suatu
sistem proses informasi. Maksudnya,seluruh anggota dalam suatu organisasi
berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik,dan lebih
tepat.
- Fungsi
regulatif
Fungsi regulatif ini berkaitan
dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi.
§
Ada dua hal
yang berpengaru terhadap fungsi regulatif
Pertama, atasan atau orang yang berada
dalam tataran managemen, yaitu mereka memiliki kewenangan untuk mengendalikan
semua informasi yang disampaikan.
Kedua, berkaitan dengan pesan atau message,pesan-pesan
regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja.
- fungsi
persuasif
Dalam mengatur suatu organisasi,
kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang
diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan lebih suka memersuasi
bawahanya dari pada memberi perintah
- Fungsi
integratif
Setiap organisasi berusaha
menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas atau
pekerjaan dengan baik.
JARINGAN
KOMUNIKASI
Jaringan : Saluran yang digunakan
untuk meneruskan pesan dari satu orang ke orang lain.
STRUKTUR JARINGAN KOMUNIKASI
- Model
Rantai
Metode jaringan komunikasi di sini terdapat lima
tingkatan dalam jenjang hirarkisnya dan hanya dikenal komunikasi sistem arus ke
atas (upward) dan ke bawah (downward), yang artinya menganut
hubungan komunikasi garis langsung (komando) baik ke atas atau ke bawah tanpa
terjadinya suatu penyimpangan.
- Model
Roda
Sistem jaringan komunikasi di
sini, semua laporan, instruksi perintah kerja dan kepengawasan terpusat satu orang
yang memimpin empat bawahan atau lebih, dan antara bawahan tidak terjadi
interaksi (komunikasi sesamanya).
- Model
Lingkaran
Model jaringan komunikasi lingkaran ini, pada semua
anggota/staff bisa terjadi interaksi pada setiap tiga tingkatan hirarkinya
tetapi tanpa ada kelanjutannya pada tingkat yang lebih tinggi, dan hanya
terbatas pada setiap level.
- Model
Saluran Bebas/Semua Saluran
Model jaringan komunikasi sistem
ini, adalah pengembangan model lingkaran, di mana dari semua tiga level
tersebut dapat melakukan interaksi secara timbal balik tanpa menganut siapa
yang menjadi tokoh sentralnya.
- Model
Huruf ‘Y’
Model jaringan komunikasi dalam organisasi di sini,
tidak jauh berbeda dengan model rantai, yaitu terdapat empat level jenjang
hirarkinya, satu supervisor mempunyai dua bawahan dan dua atasan mungkin
yang berbeda divisi/departemen.
ARUS KOMUNIKASI
DALAM ORGANISASI
a. Komunikasi
ke atas
Merupakan pesan yang dikirim dari tingkat hirarki yang lebih rendah ke tingkat
yang lebih tinggi. Misal : dari ketua himpunan ke ketua bidang, atau dari ketua
panitia ke para pelaksana.
Komunikasi ini sangat penting
untuk mempertahankan dan bagi pertumbuhan organisasi. Muncul manajemen umpan
balik yang dapat menumbuhkan semangat kerja bagi anggota organisasi. Adanya
perasaan memiliki dan merasa sebagai bagian dari organisasi dari bawahannya.
Masalah yang timbul dalam
komunikasi ke atas :
- Karena pesan yang mengalir
ke atas sering merupakan pesan yang harus didengar oleh hirarki yang lebih
tinggi/atasan, para pekerja seringkali enggan menyampaikan pesan yang
negatif.
- Seringkali pesan yang
disampaikan ketas, terutama yang menyangkut ketidakpuasan bawahan, tidak
didengar atau ditanggapi oleh manajemen.
- Kadang-kadang pesan tidak
sampai. Karena disaring oleh penjaga gerbang arus pesan. Atau bisa terjadi
lebih baik bertanya pada rekan kerja atau sesama mahasiswa.
- Arus ke bawah terlalu besar
sehingga tidak ada celah untuk menerima pesan dari bawah.
- Hambatan fisik. Biasanya
secara fisik pimpinan dengan bawahan berjauhan.
b. Komunikasi ke bawah
Merupakan pesan yang dikirim dari tingkat hirarki yang lebih tinggi ke tingkat
yang lebih rendah. Contoh, pesan dari direktur pada sekretaris, dari ketua
senat pada bawahannya, dll.
Masalah yang timbul
Manajemen dan
bawahan seringkali berbicara dengan bahasa yang berbeda.
c. Komunikasi Lateral
Merupakan arus pesan antar sesama – ketua bidang ke ketua bidang, anggota ke anggota.
Pesan semacam ini bergerak di bagian bidang yang sama di dalam organisasi atau
mengalir antar bagian.
Masalah yang timbul
- Bahasa yang khusus dikembangkan oleh divisi tertentu di dalam
organisasi
- Merasa bidangnya adalah yang paling penting dalam organisasi
d. Kabar Burung
Jika tiga jenis komunikasi di
atas mengikuti pola struktur formal di dalam organisasi, maka yang tergolong
kabar burung tidak mengikuti garis formal semacam itu. Sulit melacak sumber
asli penyampai pesan.
Kabar burung seringkali
dipergunakan apabila:
- Ada
perubahan besar dalam organisasi
- Informasinya
baru
- Komunikasi tatap muka secara fisik mudah dilakukan
- Anggotanya terkelompokan pada bidang-bidang tertentu.
d. Kepadatan Informasi
Banyaknya informasi yang diterima
sehingga timbul kesulitan untuk menentukan informasi mana yang dianggap lebih
penting untuk disampaikan terlebih dahulu. Mudahnya informasi dapat diterima
dan disebarkan membuat para pemberi pesan lupa bahwa informasi yang disampaikan
butuh dicerna terlebih dahulu dan itu membutuhkan waktu. Apalagi informasi yang
disampaikan oleh atasan lebih banyak mengenai permasalahan daripada pemecahan.
KEPEMIMPINAN DALAM ORGANISASI
Pemimpin dan Kepemimpinan
merupakan suatu kesatuan kata yang tidak dapat dipisahkan secara struktural
maupun fungsional. Banyak muncul pengertian-pengertian mengenai pemimpin dan
kepemimpinan, natara lain :
- Pemimpin
adalah figur sentral yang mempersatukan kelompok (1942)
- Kepemimpinan
adalah keunggulan seseorang atau beberapa individu dalam kelompok, dalam
proses mengontrol gejala-gejala sosial
- Brown
(1936) berpendapat bahwa pemimpin tidak dapat dipisahkan dari kelompok,
akan tetapi boleh dipandang sebagai suatu posisi dengan potensi tinggi di
lapangan. Dalam hal sama, Krech dan Crutchfield memandang bahwa dengan
kebaikan dari posisinya yang khusus dalam kelompok ia berperan sebagai
agen primer untuk penentuan struktur kelompok, suasana kelompok, tujuan
kelompok, ideologi kelompok, dan aktivitas kelompok.
- Kepemimpinan
sebagai suatu kemampuan meng-handel orang lain untuk memperoleh hasil yang
maksimal dengan friksi sesedikit mungkin dan kerja sama yang besar,
kepemimpinan merupakan kekuatan semangat/moral yang kreatif dan terarah.
- Pemimpin
adalah individu yang memiliki program/rencana dan bersama anggota kelompok
bergerak untuk mencapai tujuan dengan cara yang pasti.
Muncul dua pertanyaan yang
menjadi perdebatan mengenai pemimpin,
- Apakah seorang pemimpin
dilahirkan atau ditempat?
- Apakah efektivitas
kepemimpinan seseorang dapat dialihkan dari satu organisasi ke organisasi
yang lain oleh seorang pemimpin yang sama?
Untuk menjawab pertanyaan
pertama tersebut kita lihat beberapa pendapat berikut :
- Pihak yang berpendapat
bahwa “pemimpin itu dilahirkan” melihat bahwa seseorang hanya akan
menjadi pemimpin yang efektif karena dia dilahirkan dengan bakat-bakat
kepemimpinannya.
- Kubu yang menyatakan bahwa
“pemimpin dibentuk dan ditempa” berpendapat bahwa efektivitas
kepemimpinan seseorang dapat dibentuk dan ditempa. Caranya adalah dengan
memberikan kesempatan luas kepada yang bersangkutan untuk menumbuhkan dan
mengembangkan efektivitas kepemimpinannya melalui berbagai kegiatan
pendidikan dan latihan kepemimpinan.
Sondang (1994) menyimpulkan bahwa
seseorang hanya akan menjadi seorang pemimpin yang efektif apabila :
- seseorang secara genetika
telah memiliki bakat-bakat kepemimpinan
- bakat-bakat tersebut
dipupuk dan dikembangkan melalui kesempatan untuk menduduki jabatan
kepemimpinannya
- ditopang oleh pengetahuan
teoritikal yang diperoleh melalui pendidikan dan latihan, baik yang
bersifat umum maupun yang menyangkut teori kepemimpinan.
Untuk menjawab pertannyaan
kedua dapat dirumuskan dua kategori yang sudah barang tentu harus dikaji
lebih jauh lagi:
- Keberhasilan seseorang memimpin satu organisasi dengan sendirinya
dapat dilaihkan kepada kepemimpinan oleh orang yang sama di organisasi
lain
- Keberhasilan seseorang memimpin satu organisasi tidak merupakan
jaminan keberhasilannya memimpin organisasi lain.
Tipe-tipe Kepemimpinan
- Tipe Otokratik
Semua ilmuan
yang berusaha memahami segi kepemimpinan otokratik mengatakan bahwa pemimpin
yang tergolong otokratik dipandang sebagai karakteritik yang negatif.
Dilihat dari
persepsinya seorang pemimpin yang otokratik adalah seseorang yang sangat egois.
Seorang pemimpin yang otoriter akan menujukan sikap yang menonjolkan
“keakuannya”, antara lain dalam bentuk :
a. kecenderungan memperlakukan para
bawahannya sama dengan alat-alat lain dalam organisasi, seperti mesin, dan
dengan demikian kurang menghargai harkat dan martabat mereka
b. pengutmaan orientasi terhadap
pelaksanaan dan penyelesaian tugas tanpa mengkaitkan pelaksanaan tugas itu
dengan kepentingan dan kebutuhan para bawahannya.
c. Pengabaian peranan para bawahan
dalam proses pengambilan keputusan.
Gaya
kepemimpinan yang dipergunakan pemimpin yang otokratik antara lain:
a. menuntut ketaatan penuh dari para
bawahannya
b. dalam menegakkan disiplin
menunjukkan keakuannya
c. bernada keras dalam pemberian
perintah atau instruksi
d. menggunakan pendekatan punitif
dalamhal terhadinya penyimpangan oleh bawahan.
- Tipe
Paternalistik
Tipe pemimpin paternalistik hanya terdapat di lingkungan masyarakat yang
bersifat tradisional, umumnya dimasyarakat agraris. Salah satu ciri utama
masuarakat tradisional ialah rasa hormat yang tinggi yang ditujukan oleh para
anggiota masyarakat kepada orang tua atau seseorang yang dituakan.
Pemimpin
seperti ini kebapakan, sebagai tauladan atau panutan masyarakat. Biasanya
tiokoh-toko adat, para ulama dan guru. Pemimpin ini sangat mengembangkan sikap
kebersamaan.
- Tipe
Kharismatik
Tidak banyak hal yang dapat disimak dari literatur yang ada tentang
kriteria kepemimpinan yang kharismatik. Memang ada karakteristiknya yang khas
yaitu daya tariknya yang sangat memikat sehingga mampu memperoleh pengikut yang
jumlahnya kadang-kadang sangat besar. Tegasnya seorang pemimpin yang
kharismatik adalah seseorang yang dikagumi oleh banyak pengikut meskipun para
pengikut tersebut tidak selalu dapat menjelaskan secara konkret mengapa orang
tersebut dikagumi.
- Tipe
Laissez Faire
Pemimpin ini
berpandangan bahwa umumnya organisasi akan berjalan lancar dengan sendirinya
karena para anggota organisasi terdiri dari orang-orang yang sudah dewasa yang
mengetahui apa yang menjadi tujuan organisasi, sasaran-sasaran apa yang ingin
dicapai, tugas apa yang harus ditunaikan oleh masing-masing anggota dan
pemimpin tidak terlalu sering intervensi.
Karakteristik
dan gaya kepemimpinan tipe ini adalah :
a. pendelegasian wewenang terjadi
secara ekstensif
b. pengambilan keputusan diserahkan
kepada para pejabat pimpinan yang lebih rendah dan kepada petugas operasional,
kecuali dalam hal-hal tertentu yang nyata-nyata menuntut keterlibatannya
langsung.
c. Status quo organisasional tidak
terganggu
d. Penumbuhan dan pengembangan
kemampuan berpikir dan bertindah yang inovatif diserahkan kepada para anggota
organisasi yang bersangkutan sendiri.
e. Sepanjang dan selama para anggota
organisasi menunjukkan perilaku dan prestasi kerja yang memadai, intervensi
pimpinan dalam organisasi berada pada tingkat yang minimum.
- Tipe
Demokratik
a. Pemimpin yang demokratik biasanya
memandang peranannya selaku koordinator dan integrator dari berbagai unsur dan
komponen organisasi.
- Menyadari bahwa mau tidak
mau organisasi harus disusun sedemikian rupa sehingga menggambarkan
secara jelas aneka ragam tugas dan kegiatan yang tidak bisa tidak harus
dilakukan demi tercapainya tujuan.
- Melihat kecenderungan
adanya pembagian peranan sesuai dengan tingkatnya.
- Memperlakukan manusia
dengan cara yang manusiawi dan menjunjung harkat dan martabat manusia
- Seorang pemimpin demokratik
disegani bukannya ditakuti.
Ciri ciri pemimpin dan kepemimpinan yang ideal antara
lain :
1. Pengetahuan umum yang luas, semakin
tinggi kedudukan seseorang dalam hirarki kepemimpinan organisasi, ia semakin
dituntut untuk mampu berpikir dan bertindak secara generalis.
2. Kemampuan Bertumbuh dan Berkembang
3. Sikap yang Inkuisitif atau rasa
ingin tahu, merupakan suatu sikap yang mencerminkan dua hal: pertama, tidak
merasa puas dengan tingkat pengetahuan yang dimiliki; kedua, kemauan dan
keinginan untuk mencari dan menemukan hal-hal baru.
4. Kemampuan Analitik, efektifitas kepemimpinan seseorang
tidak lagi pada kemampuannya melaksanakan kegiatan yang bersifat teknis
operasional, melainkan pada kemampuannya untuk berpikir. Cara dan
kemampuan berpikir yang diperlukan dalah yang integralistik, strategik dan
berorientasi pada pemecahan masalah.
5. Daya Ingat yang Kuat, pemimpin
harus mempunyai kemampuan inteletual yang berada di atas kemampuan rata-rata
orang-orang yang dipimpinnya, salah satu bentuk kemampuan intelektual adalah
daya ingat yang kuat.
6. Kapasitas Integratif, pemimpin
harus menjadi seorang integrator dan memiliki pandangan holistik mengenai
orgainasi.
7. Keterampilan Berkomunikasi secara
Efektif, fungsi komunikasi dalam organisasi antara lain : fungsi motivasi,
fungsi ekspresi emosi, fungsi penyampaian informasi dan fungsi pengawasan.
8. Keterampilan Mendidik, memiliki
kemampuan menggunakan kesempatan untuk meningkatkan kemampuan bawahan, mengubah
sikap dan perilakunya dan meningkatkan dedikasinya kepada organisasi.
9. Rasionalitas, semakin tinggi
kedudukan manajerial seseorang semakin besar pula tuntutan kepadanya untuk
membuktikan kemampuannya untuk berpikir. Hasil pemikiran itu akan terasa
dampaknya tidak hanya dalam organisasi, akan tetapi juga dalam hubungan
organisasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan di luar organisasi tersebut.
10. Objektivitas, pemimpin diharapkan dan bahkan dituntut berperan sebagai
bapak dan penasehat bagi para bawahannya. Salah satu kunci keberhasilan
seorang pemimpin dalam mengemudikan organisasi terletak pada kemampuannya
bertindak secara objektif.
11. Pragmatisme, dalam kehidupan organisasional, sikap yang pragmatis biasanya
terwujud dalam bentuk sebagai berikut : pertama, kemampuan menentukan tujuan
dan sasaran yang berada dalam jangkauan kemampuan untuk mencapainya yang
berarti menetapkan tujuan dan sasaran yang realistik tanpa melupakan idealisme.
Kedua, menerima kenyataan apabila dalam perjalanan hidup tidak selalu meraih
hasil yang diharapkan.
12. Kemampuan Menentukan Prioritas, biasanya yang menjadi titik tolak strategik
organisasional adalah “SWOT”.
13. Kemampuan Membedakan hal yang Urgen dan yang Penting
14. Naluri yang Tepat, kekampuannya untuk memilih waktu yang tepat untuk
melakukan atau tidak melakukan sesuatu.
15. Rasa Kohesi yang tinggi, :senasib sepenanggungan”, keterikan satu sama
lain.
16. Rasa Relevansi yang tinggi, pemimpin tersebut mampu berpikir dan bertindak
sehingga hal-hal yang dikerjakannya mempunyai relevansi tinggi dan langsung
dengan usaha pencapaian tujuan dan berbagai sasaran organisasi.
17. Keteladanan,s seseorang yang dinilai pantas dijadikan sebagai panutan dan
teladan dalam sikap, tindak-tanduk dan perilaku.
18. Menjadi Pendengar yang Baik
19. Adaptabilitas, kepemimpinan selalu bersifat
situasional, kondisonal, temporal dan spatial.
20. Fleksibilitas, mampu melakukan perubahan dalam cara berpikir, cara
bertindak, sikap dan perilaku agar sesuai dengan tuntutan situasi dan kondisi
tertentu yang dihadapi tanpa mengorbankan prinsip-prinsip hidup yang dianut
oleh seseorang.
21. Ketegasan
22. Keberanian
23. Orientasi Masa Depan
24. Sikap yang Antisipatif dan Proaktif
KERETAKAN DALAM ORGANISASI
Salah paham dalam menerima
dan menafisrkan pesan.
- Prosedur hubungan dalam
organisasi tidak diikuti dengan benar. Misalnya, arahan dari pihak atasan
langsung ke level paling bawah, tanpa mengambil peranan pihak tengah
(middle level) dalam organisasi.
- Kurangnya komitmen penuh
dalam kerja organisasi. Aturan organisasi tidak dipahami dan dihayati pleh
anggota organisasi.
- Adanya kepentingan pribadi.
Organisasi dipergunakan untuk memperoleh keuntungan pribadi.
- Permasalahan yang tidak
kunjung selesai, sehingga tidak muncul kondisi organisasi yang nyaman.
- Tidak adanya pembagian kerja
dan juga pembagian keuntungan yang adil..
Keretakan dalam organisasi dapat
menumbuhkan citra negatif, dengan permasalah yang saling terkait, antara lain :
- Keretakan hubungan antara anggota
organisasi.
- Perselisihan
yang terus berlarut-larut dan suasana organisasi yang muram.
- Wujud sikap mementingkan diri
sendiri.
- Produktivitas organisasi merosot.
- Ketidakstabilan
organisasi akibat dari retaknya hubungan.
- Penyalahsunaan
kekuasaan, mementingkan diri sendiri
PEMIMPIN VISIONER
Kepemimpinan visioner, adalah pola
kepemimpinan yang ditujukan untuk memberi arti pada kerja dan usaha yang perlu
dilakukan bersama-sama oleh para anggota perusahaan dengan cara memberi arahan
dan makna pada kerja dan usaha yang dilakukan berdasarkan visi yang jelas (Diana Kartanegara, 2003)
SUMBER : http://permenkared.multiply.com/journal/item/3?&show_interstitial=1&u=%2Fjournal%2Fitem
Tidak ada komentar:
Posting Komentar